پاسخگوی خودکار تعاملی
IVR (برگرفته از Interactive Voice Response) یک سیستم خودکار پاسخ گویی تلفن است که با تماس گیرنده تعامل برقرار می کند. درواقع IVR به یک فناوری تلفن گویا گفته می‌شود که به مشتریان یک شرکت یا سازمان اجازه می‌دهد تا به وسیله‌ی منوهای صوتی از قبل تنظیم شده با سیستم میزبان شرکت مورد نظر خود ارتباط داشته باشند.
به طور معمول ، به محض تماس ، منوی صوتی پیش ثبت شده به مشتریان ارائه می شود. پس از پیمایش منو به صورت کلامی یا دستی (با استفاده از صفحه کلید تلفن) ، مشتری به طور خودکار به نمایندگی متصل می شود که می تواند به شما کمک کند.
تلفن گویا قبل از انتقال خودکار تماس به بخش مناسب ، با جمع آوری اطلاعات مربوط به درخواست مشتری ، تماس های تلفنی ورودی را مدیریت می کند.
در واقع با استفاده از نرم افزار تلفن گویا میتوان به صورت خودکار پاسخگویی به تلفن‌ها را انجام داد و نگران از دست دادن تماس‌ها نبود.
تکنولوژی هایی مانند سیستم تلفن VOIP نیز با بهره‌گیری از IVR هدایت تماس به صورت خودکار با شخص مناسب را در سازمان از طریق منوهای کاربردی، صورت می‌دهد.
lVR این امکان را برای کاربران فراهم می‌آورد که در هنگام تماس با شرکت‌ها و سازمان‌ها با استفاده از کدهای گفته‌شده، بتوانند به بخش‌های مختلف سازمان دسترسی داشته و خدماتی دریافت کنند.
کاربرد‌های تلفن گویا
اطلاع رسانی
نرم افزار تلفن گویا تمامی اطلاعات اعم از خدمات شرکت و بخش‌های مختلف مالی، اداری و… را به صورت دسته‌بندی ارائه می‌دهد و یک شناخت اجمالی از فعالیت سازمان را در اختیار تماس‌گیرنده قرار می‌دهد و به دلیل طبقه بندی درست و مناسب دسترسی به آنها راحت و آسان است.
همچنین میتوان اطلاعاتی مانند ساعت کاری، آدرس و اطلاعات شرکت، جواب به پرسش‌های پرتکرار و … را نیز در این قالب گنجاند.
صندوق صوتی
هر نماینده پاسخگویی یا هر بخش، یک صندوق صوتی خواهد داشت، که در هر زمان امکان پاسخگویی وجود نداشت تماس گیرنده از این طریق، پیام خود را منتقل کند و هیچ ارتباطی از دست‌رفته تلقی نشود.
پیام‌گو
خستگی و محدودیت زمانی برای منشی دیجیتال مفهومی ندارد و می‌تواند به‌طور همزمان چندین تماس را پاسخگویی و مدیریت کند. به دلیل ذخیره کردن تمامی تماس ها، در زمان رخ داد هر مشکلی میتوان به آن رجوع و از آن اطلاع یافت.
سیستم رزرو کردن به صورت خودکار
این مورد جهت استفاده در مراکزی است که فرایند رزرو کردن در آنها وجود دارد. مراکز درمانی و هتل ها مواردی هستند که استفاده از این قابلیت برای آنها بسیار کارامد است. همچنین شرکت‌های خدماتی که برای زمان استفاده از نیروی متخصص نیاز به برنامه ریزی دارند نیز این قابلیت را به کار می‌گیرند.
سیستم نظرسنجی
جهت انجام نظرسنجی تلفنی از هر بخش و دریافت پیشنهادات و انتقادات یا موارد مشابه، در این سیستم با کاربران تعامل داشته و از نظر آنها برای بهبود روند کار استفاده کنید.
سیستم رای‌گیری
با توجه به سناریویی که مشخص میکنیم، در این سیستم مشتریان می‌توانند نظر خود را به صورت گزینه ای با کلیک کردن کلید مورد نظر اعلام نمایند.
سفارش‌گیری
به این ترتیب می‌توانید هر سفارشی را که به سمت مجموعه شما می‌آید ثبت کنید. این عمل با کلیک کردن کد مربوط به سفارش انجام پذیر است. برای افزایش سرعت کار این گزینه بسیار کارایی دارد.
ادغام با وب‌سرویس‌های مختلف
گاهی سیستم تلفن گویا به بخش‌های دیگری متصل می‌شود تا اطلاعات را از این سیستم‌ها دریافت و پاسخ را ارائه دهند. برای مثال گزارش آب‌و‌هوا یا ساعات پرواز را از روی سیستم مربوطه به صورت دقیق اعلام کرده یا موجودی کد کالای وارد شده را با کارتابل انطباق داده و وجود آن را تایید می‌کنند. این همکاری تلفن گویا با وب سرویس‌های مختلف امروزه به هم‌افزایی بسیار ارزشمندی در جهت پاسخ‌دهی به مخاطبان می‌انجامد. با این سیستم می‌توانید با هر نوع از بانک‌های اطلاعاتی که در نظر دارید ارتباط بگیرید و در مواقع نیاز گزارشات مختلفی را از بانک‌ها دریافت نمایید.
اعلام کردن بدهی مشتریان
با این سیستم میتوان بدهی‌های مالی مشتریان اعم از قبض‌ها، اقساط بانکی و یا موارد دیگر را به آنها اعلام کرد.
دریافت رزومه و سیستم استخدام
میتوان در منو IVR بخشی را به دریافت اطلاعات متقاضیان کار اختصاص داد. به این ترتیب با ورود داده‌های مورد نیاز شما، امکان فیلتر هم برای بررسی بیشتر وجود داشته و برای طرفین صرفه‌جویی بزرگی در زمان به‌شمار می‌رود.
مزایای استفاده از IVR
صرفه‌جویی در هزینه
با استفاده از IVR، شرکت‌ها می‌توانند هزینه‌های خود را کاهش دهند. با ارائه خدمات به صورت خودکار، شرکت‌ها نیازی به استخدام پرسنل برای پاسخگویی به مشتریان خود ندارند.
بهبود تجربه مشتری
با استفاده از IVR، مشتریان می‌توانند به راحتی به خدمات مختلف دسترسی پیدا کنند و به سرعت به سوالات خود پاسخ بگیرند. این باعث می‌شود تجربه مشتری بهبود یابد و مشتریان با شرکت ارتباط بهتری برقرار کنند.
افزایش بهره‌وری
با استفاده از پاسخ گوی خودکار تعاملی، شرکت‌ها می‌توانند به صورت خودکار با مشتریان خود ارتباط برقرار کنند. این باعث می‌شود که شرکت‌ها بهره‌وری بیشتری داشته باشند و به راحتی با مشتریان خود ارتباط برقرار کنند.
پاسخگویی ۲۴ ساعته
مهم‌ترین اصل در کسب‌و کارها این است که همواره باید شرایط را برای دسترسی مشتری به کسب‌وکار مهیا کنید. با استفاده از سیستم تلفن گویا مشتری در تمام ساعات شبانه‌روز به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی خواهد داشت و پیام‌های صوتی حاوی سوالات خود را نیز در سیستم ذخیره می‌کند.
از طرفی اگر کسب و کار در حوزه بین‌المللی فعالی باشد؛ به‌دلیل اختلاف ساعات محلی، پاسخگویی ۲۴ ساعته یک ضرورت به شمار می‌رود.
قابلیت ثبت تماس‌های ناموفق
همانطور که پیش‌تر نیز اشاره شده در سیستم تلفن گویا هیچ تماسی بی پاسخ نخواهند ماند. در صورتیکه اپراتور به هر دلیلی قادر به پاسخگویی نباشد، تماس مشتری به صندوق صوتی هدایت می‌شود. مشتری سوالات، پیشنهادات و انتقادات خود را در این بخش ثبت می‌کند.
اجتناب از اتلاف نیرو‌های انسانی
باروی کار آمدن سیستم تلفن گویا، مشتری سوالات خود را با اپراتور مورد نظر در میان می‌گذارند و این یعنی زمان کارمندان، دیگر صرف پاسخگویی به سوالاتی که در حوزه فعالیت آنها نیست، نمی‌شود.
در نهایت لازم است به این موضوع اشاره کنیم که شرکت افرا ارتباط یک مجموعه معتبر و باتجربه در زمینه نصب و راه اندازی ویپ است و شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر از طریق شماره‌های زیر مشاوره رایگان دریافت کنید.
